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Quando falamos em fraudes no varejo, é comum imaginar grandes escândalos envolvendo empresas bilionárias. Mas a realidade é bem diferente. Pequenos e médios varejistas também convivem diariamente com riscos que, muitas vezes, passam despercebidos até se transformarem em prejuízos financeiros significativos.

Foi justamente sobre isso que conversei com Marcos Livato, especialista em controladoria, auditoria interna e governança corporativa. Ao longo de sua carreira, Marcos acompanhou de perto diferentes tipos de fraudes e mostrou que elas dificilmente acontecem por acaso. Na maioria das vezes, surgem quando processos frágeis, excesso de confiança e falta de controles criam o ambiente perfeito para que pequenos desvios se tornem grandes problemas.

A boa notícia é que prevenir fraudes não significa transformar a empresa em um ambiente burocrático. Pelo contrário: boas práticas de governança ajudam a organizar processos, dar mais segurança às decisões e permitir que o negócio cresça de forma sustentável.

Por que empresas de qualquer porte estão vulneráveis a fraudes?

Logo no início da conversa, perguntei ao Marcos por que tantas empresas ainda acreditam que fraude é um problema exclusivo das grandes corporações.

A resposta veio acompanhada de um conceito bastante conhecido na área de governança: o Diamante da Fraude.

Segundo esse modelo, quatro fatores precisam se encontrar para que uma fraude aconteça: pressão, oportunidade, racionalização e capacidade.

A pressão pode surgir quando metas são inalcançáveis ou quando um colaborador enfrenta dificuldades financeiras. A racionalização aparece quando pequenos desvios começam a parecer justificáveis. Já a capacidade está relacionada ao conhecimento dos processos e ao acesso às informações da empresa.

Mas foi o quarto elemento que mais chamou minha atenção: a oportunidade.

Ela costuma aparecer quando faltam controles internos, auditorias, dupla conferência ou simplesmente quando a confiança substitui processos.

"Altos níveis de confiança acabam abrindo brechas e oportunidades para a realização de fraudes." — Marcos Livato

Durante nossa conversa, lembramos de situações extremamente comuns no dia a dia das empresas: senhas anotadas em papéis, compartilhamento de crachás, documentos confidenciais esquecidos sobre mesas ou acessos a sistemas que continuam ativos mesmo após mudanças de função. Individualmente, parecem pequenos descuidos. Somados, criam um ambiente muito mais vulnerável.

Talvez esse seja um dos maiores aprendizados da entrevista: confiança continua sendo essencial, mas ela precisa caminhar ao lado de processos bem definidos.

Quais fraudes mais acontecem dentro do varejo?

Com anos de atuação em auditoria interna, Marcos explicou que costuma dividir as fraudes em três grandes grupos.

O primeiro é a apropriação indevida de ativos.

Aqui entram situações como pagamentos pessoais realizados com recursos da empresa, boletos inseridos indevidamente na rotina financeira, desvios de mercadorias, reembolsos fictícios e uso inadequado de cartões corporativos. Em comum, quase todos esses casos apresentam a mesma origem: ausência de controles simples.

Uma história compartilhada por Marcos ilustra bem esse cenário. Dias antes de uma auditoria surpresa, a tesoureira de uma loja retirou dinheiro do caixa para pagar o aluguel. Na segunda-feira, ao encontrar a equipe de auditoria, pediu demissão antes mesmo da conclusão da conferência.

O episódio mostra que, muitas vezes, a fraude não nasce apenas da má-fé. Pressão financeira, oportunidade e falta de mecanismos de controle podem levar pessoas comuns a tomar decisões equivocadas.

"O ser humano acaba vendo a brecha." —  Marcos Livato

Outro grupo importante envolve situações de corrupção, como conflitos de interesse, favorecimento de fornecedores e vantagens indevidas em negociações comerciais.

Durante o episódio, compartilhei uma experiência que vivi no mercado de bens de consumo. Um comprador exigia uma comissão informal para fechar contratos com fornecedores. O curioso é que o esquema só foi descoberto porque ele precisou se afastar por motivos de saúde depois de anos sem tirar férias.

A história reforça um alerta importante feito pelo Marcos: quando processos dependem exclusivamente de uma pessoa, a empresa aumenta sua exposição ao risco.

O terceiro grupo reúne as fraudes contábeis, normalmente mais difíceis de identificar.

Antecipação de receitas, manipulação de estoques, postergação de despesas e registros contábeis inadequados podem distorcer completamente os resultados financeiros de uma operação.

Nesse ponto, Marcos fez uma observação que resume bem a importância do tema.

"O varejista rasga dinheiro no estoque." —  Marcos Livato

Para ele, ainda é comum encontrar empresas que tratam um dos seus maiores ativos financeiros sem o nível de organização e controle que ele exige.

Como acordos comerciais podem virar uma dor de cabeça?

Um dos trechos mais interessantes da conversa foi quando entramos no tema dos acordos comerciais. Todo varejista convive com negociações de verbas, descontos, bonificações e ações promocionais. O problema não está no acordo em si. Marcos foi claro ao dizer que ele é uma ferramenta legítima para melhorar a rentabilidade do negócio. O risco aparece quando o processo deixa de ser rastreável.

Ele citou um exemplo muito comum: negociações feitas apenas por WhatsApp. Enquanto tudo funciona, ninguém questiona. Mas, em uma auditoria ou disputa jurídica, aquela conversa pode não ser suficiente para comprovar o que foi combinado. O mesmo vale para documentos assinados por pessoas sem poderes formais de representação.

O ponto mais crítico, porém, são os acordos fictícios:  registros criados apenas para gerar lançamentos contábeis inexistentes e melhorar artificialmente resultados financeiros. Esse tipo de fraude exige intenção deliberada e costuma deixar um rombo difícil de recuperar.

“Enquanto as coisas estão indo bem, ninguém percebe o risco. O problema aparece quando o prejuízo já aconteceu.” — Marcos Livato

Saí dessa parte da entrevista com uma convicção simples: acordo comercial não precisa ser burocrático, mas precisa ser formal, aprovado e auditável.

O que eu faria para blindar uma rede varejista sem engessar a operação?

Na reta final do episódio, pedi ao Marcos um exercício prático: “Se você assumisse hoje o conselho de uma rede varejista, por onde começaria?”.  A resposta foi objetiva.

1. Definir claramente quem faz o quê

Em muitas pequenas e médias empresas, todos fazem um pouco de tudo. Essa flexibilidade ajuda a operação no curto prazo, mas dificulta responsabilização e controle. Papéis claros reduzem conflitos, retrabalho e oportunidades de desvio.

2. Implantar controles simples antes de controles sofisticados

Dupla conferência em pagamentos, segregação de funções, aprovação de despesas e revisão periódica de acessos já eliminam uma grande parte dos riscos mais comuns. Não é necessário começar com uma estrutura complexa de compliance.

3. Criar um plano anual de auditoria

Marcos destacou que a auditoria tem um efeito preventivo importante. Quando as pessoas sabem que processos serão revisados regularmente, o ambiente muda. A percepção de monitoramento reduz oportunidades para fraudes.

4. Testar se os sistemas realmente funcionam

Esse ponto achei excelente. Muitas empresas têm políticas bonitas no papel, mas o ERP permite exceções sem bloqueio. Marcos contou que costuma forçar situações de teste, como extrapolar limites de crédito, para verificar se o sistema trava de fato. Em alguns casos, a regra existia apenas no manual.

Essa visão conversa diretamente com o que vemos na Inwave: tecnologia só gera segurança quando está integrada aos processos e consegue transformar regras em controles efetivos.

5. Treinar continuamente

Código de ética guardado na gaveta não muda comportamento. Marcos defendeu treinamentos frequentes, estudos de caso e discussões práticas sobre dilemas do dia a dia. Muita gente erra simplesmente porque nunca foi orientada sobre o risco envolvido.

“A fraude pode transitar por toda a organização.” — Marcos Livato

Essa frase resume bem o espírito da conversa. Fraude não é um problema apenas do financeiro, da auditoria ou da diretoria. É um tema de cultura organizacional.

Governança é sobre proteger o crescimento do negócio

Depois dessa conversa com Marcos Livato, ficou claro que fraudes não acontecem por acaso. Elas costumam surgir quando pequenos desvios são ignorados, controles deixam de acompanhar o crescimento da empresa e a confiança passa a substituir processos.

A boa notícia é que reduzir esses riscos não exige transformar o varejo em uma operação burocrática. Pelo contrário: governança eficiente significa criar regras claras, fortalecer controles, investir em tecnologia e desenvolver uma cultura em que cada pessoa compreenda seu papel na proteção do negócio.

No fim das contas, prevenir fraudes não é apenas evitar prejuízos financeiros. É construir uma empresa mais segura, transparente e preparada para crescer de forma sustentável,  exatamente o desafio de quem deseja levar o varejo a um novo patamar.

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